Информација за корисници на грант од КА105 Еразмус + и Европски солидарен корпус со имплементација на проекти во периодот на пандемија Ковид 19
Информација за корисници на грант од КА105 Еразмус + и Европски солидарен корпус со имплементација на проекти во периодот на пандемија Ковид 19
За да се олесни процесот на имплементација на тековни и идни проекти од КА105 Еразмус + и Европски солидарен корпус (волонтерски и солидарни проекти) во периодот на Ковид- 19 а во зависност од поединечните ситуации и околности на секој проект (учесници) може да биде применувано правилото на “виша сила“ од страна на Националната агенција за европски образовни програми и мобилност.
Примена на виша сила
Во Договорт за грант во член II.1 се дефинира ситуација на виша сила:
Виша сила: каква било непредвидлива, исклучителна состојба или настан надвор од контрола на засегнатите страни што спречува кој било од нив да ги исполни сите свои обврски од договорот. Истото не може да се припише на грешка или небрежност од нивна страна, или од страна на поврзани субјекти, или трети лица кои добиваат финансиска поддршка, и што се докажува како неизбежно и покрај нивната посветеност за извршување. Виша сила не може да се употреби за: работни спорови, штрајкови, финансиски тешкотии или неизвршена услуга, дефект во опрема или материјали, или, пак, доцнење во достапноста на истите, освен ако не произлегуваат директно од релевантен случај на виша сила.
Во однос на примената на виша сила, Светската здравствена организација официјално го прогласи, во средата 11 март, коронавирусот како глобална пандемија. Според тоа, за Националните агенции е оправдано да го применат принципот на виша сила. Национална агенција е должна, по поединечна проценка од случај до случај, да го земе предвид обемот на кој се применува принципот на виша сила во нивниот контекст. Принципот на виша сила не може автоматски да се примени и Националната агенција прави внимателна проценка, од случај до случај, во однос на релевантните околности и соодветната законска рамка, за да потврдат дали е релевантно и соодветно да се применат исклучителните мерки.
| Можна ситуација со која се соочува корисник на грант во КА105 Еразмус+ и Европски солидарен корпус поврзана со Ковид -19 | Применливи правила (доколку се исполнети условите за примена на “виша сила “ поради Ковид -19 пандемија) | Доколку не е напоменато поинаку во текстот правилата ќе бидат применливи за проекти од КА105 Еразмус + и Европски солидарен корпус |
| За кого се однесува? | За сите проекти кои се имплементираат во рамките на КА105 Еразмус: Младинска размена Мобилност за младински работници Европски солидарен корпус: Волонтерски проекти Солидарни проекти | |
| Дали правилата за “виша сила“ за време на Ковид -19 ќе се применуваат само за веќе започнати проекти или и за проекти кои добиле грант во 2020 година ? | Правилата ќе бидат применливи за: – проекти кои добиле грант во 2019 година но поради глобалната пандемија имале проблем со започнување на активностите – проекти кои биле во процес на имплементација на 11 март 2020 кога СЗО прогласи глобална пандемија и – проекти кои добиле грант во 2020 година додека трае глобалната пандемија. За секоја промена ќе бидете известени на веб страната на НАЕОПМ или преку директен контакт со одговорно лице во НА. | |
| Времетраење на проектот: дали може да се продолжи времетраењето на проектот;доколку може да се продолжи која е постапката и што е потребно да направи корисникот на грант; | Националната агенција одлучува за секој случај поединечно за причините за виша сила за да се одобри продолжување. НА може да одлучи да се одобри на корисник да го продолжи времетраењето на проект за да овозможи одложување на активностите до 12 месеци по проект. Се применуваат правилата за амандмани утврдени во член II.13 од Договорот за грант. Во случаи кога Националната агенција ќе одобри пролонгирање на проектите, конечното времетраење на проектот не може во никој случај да надмине вкупно 36 месеци, во која било клучна акција. За да се продолжи Договорот за грант овластен законски застапник треба да поднесе официјално барање до Националната агенција со наведување на причините поради кои бара продолжување на Договорот за грант и периодот за кој бара да се продолжи (треба да се наведе датум , месец , година до кога се бара продолжување на Договорот за грант). | |
| Доколку корисник на грант бара да се продолжи времетраењето на проектот, дали исто така, треба да го суспендираат истиот (за бројот на месеци што сакаат да го продолжат)? Дали постои поврзаност помеѓу суспендирање и продолжување на проектот? | Договорите за грант не мора да бидат формално (законски) суспендирани кога активностите се прекинати од причини поврзани со пандемијата Ковид-19. | |
| Дали е можно да се суспендира проект што е во завршна фаза? | Корисникот може да побара суспензија на Договорот за грант во која било фаза од спроведувањето на проектот. Националната агенција треба внимателно да го процени секој поединечен случај, во однос на релевантните околности и важечката законска рамка и да провери дали барањето е релевантно, соодветно и оправдано, и да се согласи или не со побараната суспензија. Доколку суспензијата доведе до продолжување на времетраењето на проектот, за да му се овозможи на корисникот да ги заврши активностите/ги произведе потребните резултати, новиот последен датум на завршување/времетраењето на проектот треба да остане во рамките на правилата и датумите на соодветниот календар за употреба на средства. | |
| Дали корисниците можат да ја откажат мобилноста, и да се признае трошокот како „виша сила“ (force majeure) | Мобилностите, кои треба да се случат во подолг период нанапред, не треба пред време да се откажуваат, константно да се следи состојбата и дополнително да се ажурираат сите податоци. Коорисниците не треба да прават никакви подготвителни трошоци, доколку се сомневаат дека може да се случи оваа активност. | |
| Дали корисниците кои спроведуваат проекти што се при крај или неодамна завршиле (во пандемијата) и кои сѐ уште произведуваат непредвидени трошоци, треба да побараат продолжување на своите проекти за да ги оправдаат овие трошоци во својот финален извештај? Може ли Националната агенција да ги прифати овие трошоци според клаузула за виша сила без да ги продолжи проектите? | Трошоците можат да бидат прифатени само доколку се направат во текот на периодот на спроведување на проектот. Затоа, потребно е продолжување на Договорот за грант за да се покријат непредвидените трошоци, како резултат на виша сила, директно и исклучиво поврзана со пандемијата Ковид-19. | |
| Кои трошоци се применливи и оправдани доколку активноста е прекината за време на Ковид 19 пандемијата ? | Примена на виша сила во однос на трошоците за активности што не се реализирани или дополнителни трошоци предизвикани од исклучителни околности Еразмус+ образование и обука – КА1 – Пат и индивидуална поддршка Еразмус+ млади и Европски солидарен корпус – Пат, дневен трошок и додаток. А. Во случај кога учесници ја прекинале активноста и се вратиле дома: Мерки за заштита и поддршка на учесниците веднаш: 1) Учесниците го задржуваат пред финансирањето во целост. Во подоцнежна фаза (проценка на финалниот извештај), од корисникот може да биде побарано да врати дел од грантот доколку е во ситуација опишана во точка 3) подолу. 2) Услови за подобност за грант (принципи што треба да ги следат Националните агенции при проценка на проектите во фаза на финален извештај): корисниците имаат право да го добијат грантот за периодот на траење на активноста. На пример доколку мобилноста е започната на 1 јануари и се претпоставува дека ќе заврши на 1 јули, а активностите биле прекинати, на пример на 15 март, учесникот/организацијата има право да го задржи грантот за период од 1 јануари – 15 март. 3) корисниците треба да го вратат преостанатиот грант (т.е. од моментот кога ќе престане активноста до планираниот датум на активност, т.е. 16 март – 1 јули во примерот погоре) само за периодот во кој се исполнети сите услови подолу: а. учесниците не планираат да ја започнат својата мобилност откако институцијата домаќин повторно стане „оперативна“; б. онаму каде што е применливо, учесниците не прифаќаат да ги извршуваат планираните активности преку дигитални средства (на пример учење од далечина), доколку се достапни од институцијата домаќин; в. тие не мора да сносат трошоци кои се поврзани директно и исклучиво со мобилноста (на пример треба да продолжат да плаќаат сметка за електрична енергија, изнајмување и слично во странство, дури и ако се вратат дома). Корисниците треба да се изјаснат во конечниот извештај дека ги исполнуваат горенаведените услови; 4) ако не се исполнети еден или повеќе од горенаведените услови, тогаш тие го задржуваат грантот. Дополнителни трошоци директно и исклучиво поврзани со активностите: корисниците можат да побараат од Националните агенции, во конечниот извештај, да ги надоместат дополнителните патни трошоци на учесниците кои требало да купат друг билет за да се вратат дома. Под услов целокупниот грант што го бара корисникот да не е поголем од оној што е наведен во договорот меѓу Националната агенција и корисникот, Националните агенции можат да прифатат да ги покријат дополнителните трошоци, засновани на стандардната единица за трошоците за патување. Б. Во случај кога учесници ја прекинале активноста и одлучиле да останат во странство или се принудени да престојуваат во странство: Важат точките А. 1 и 2 и 3) Учесниците имаат право да го добијат преостанатиот грант откако активноста ќе започне повторно. В. Доколку учесниците (или организациите) одлучат да ја откажат активноста пред да започне: – учесниците/организациите имаат право да добијат грант за покривање на патувањето (врз основа на стандардната единица за трошоците за патување) доколку не биле во можност да ја откажат резервацијата со надомест од компанијата превозник. Организациска поддршка За случаите А) и Б) погоре, корисникот има право да добие организациска поддршка. За случајот В) корисникот има право да добие организациска поддршка за учесниците во активности откажани заради исклучителната природа на појавата на коронавирус. Европски солидарен корпус – ЕСК11, ЕСК13 и ЕСК21 – Трошоци за управување со проекти За сите случаи погоре, корисниците имаат право да добијат организациска поддршка. | |
| Дали може проектните активности во КА 105 да се организираат виртуелно и кои трошоци ќе бидат прифатливи со оглед што нема да има физичко присуство на учесниците и нема да користат патни трошоци ? | Може да се органзираат виртуелни активности но со обврска претходно да биде информирана Националната агенција и одговорното лице во НА поради претходни административни процедури кои треба да се завршат пред да се пристапи кон органзирање на виртуелна активност. Корисникот на грант треба да биде во комуникација со одговорно лице во НА. За активности или дел од активност што ќе се одвива виртуелно, организациите ќе имаат право да добиваат 35% од вкупната цена на ден по учесник, бидејки нема трошоци за сместување и трошоци на учесниците кои одат во странство. Во одредени околности Националната агенција ќе прифати (доколку е оправдано, а зависно од природата на проектот и потребите на корисникот) употреба на буџетот – исклучителни трошоци за корисниците за покривање на трошоците поврзани со купување и/или изнајмување на потребната опрема, и/или услуги за спроведување на виртуелни и комбинирани активности за мобилност – дури и ако првично не биле предвидени/доделени средства за тоа. Оваа поддршка првенствено треба да опфаќа опрема и/или услуги со привремена природа (т.е. за времетраењето на проектот), наместо вообичаена канцелариска опрема или опрема што обично се користи од страна на организациите учеснички надвор од опсегот на проектот. – КА 105 • За деновите на виртуелна мобилност, корисничката организација добива 35% од Организациска поддршка. • Доколку започне периодот на физичка мобилност, корисничката организација има право да ги добие целосно средствата за Организациска поддршка за временскиот период на престој во странство и, исто така, има право на грант за патни трошоци. Ако не се случи физичка мобилност, организациите немаат право да го добијат грантот за патни трошоци. • Овие активности ќе треба да бидат потврдени со придружна документација за да се потврди учеството. • Доколку е соодветно оправдано и документирано, корисниците можат да ги покријат трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги неопходни за спроведување на активности за виртуелна и мешана мобилност, дури и ако на почетокот не се доделени средства за категоријата буџет за вонредни трошоци. • Доколку е соодветно оправдано и документирано од страна на корисникот, дозволено е Националните агенции да дадат поддршка за посебни потреби, за да се овозможи учество на учесници со посебни потреби во виртуелните активности, според истите правила како што е наведено во Водичот на програмата. – Придружна документација • Индивидуална поддршка: Доказ за присуство на активност во форма на декларација/сертификат потпишана од страна на организацијата примател, во која се наведува името на учесникот, целта на активноста, како и датумот на започнување и завршување на виртуелната активност. • Јазична поддршка: Доказ за посетеност на курсот во форма на декларација/сертификат потпишана од давателот на курсот, наведувајќи го името на учесникот, јазикот и времетраењето на јазичната поддршка. – Поддршка за посебни потреби: На корисникот му е дозволено да префрла средства наменети на која било ставка од буџетот за поддршка за посебни потреби, дури и ако првично не биле доделени/распределени средства за оваа ставка. – (а) Пресметка на износот: грантот се надоместува 100% од реалните трошоци што се направени. – (б) Подобни трошоци: трошоци директно поврзани со учесниците со посебни потреби и потребни за спроведување виртуелни активности. – (в) Придружна документација: фактури поврзани со трошоци во кои е наведено името и адресата на тој што ја издава фактурата, износот и валутата и датумот на фактурата. – Вонредни трошоци :На корисниците им е дозволено да пренесат до 10% од средствата од која било ставка на буџетот, во ставката за вонредни трошоци со цел да ги покријат трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги потребни за спроведување на активности за виртуелна мобилност на Ковид-19, дури и ако првично не биле доделени/распоредени средства во буџетот за Вонредни трошоци: а) Пресметка на износот на грантот: грантот се надоместува 75% од трошоците реално направени за купување и/или изнајмување опрема и/или услуги. б) Подобни трошоци: се покриваат сите трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги потребни за спроведување на активности за виртуелна мобилност. в) Придружни документи: доказ за плаќање на трошоци направени врз основа на фактури во кои се наведува името и адресата на тој што ја издава фактурата, износот и валутата и датумот на фактурата. | Применливо за КА105 Еразмус + |
| Во нормални околности, корисниците од КА105 не мора да обезбедат доказ за точниот износ на направените трошоци. Дали во услови на виша сила важи истото правило? | Да, истото правило се применува и во случај на виша сила. Кога се подготвува извештајот во алатката за мобилност, корисникот е должен да го означи проектот како виша сила и да ја објасни примената на виша сила во контекст на пандемијата Ковид-19. Во секој случај, за идни можни ревизорски цели, корисниците треба да ги чуваат сите придружни документи што покажуваат дека настанот што ги создал трошоците, навистина се случил. | Применливо за КА105 Еразмус + |
| Дали може да се организираат виртуелни активности во рамките на проектите Европски солидарен корпус? | Детално упатство за спроведување на мерките за олеснување на виртуелните и мешаните активности Имплементација на виртуелните активности Основниот принцип е на учесниците да им се понуди можност да ја продолжат или започнат својата активност преку виртуелни активности, кои треба да се комбинираат со физичка мобилност на подоцнежен датум, ако и кога ситуацијата тоа ќе го дозволи. Корисниците треба да имаат за цел да вклучат физичка компонента што ќе го почитува минималното времетраење утврдено во Водичот за Европскиот солидарен корпус за 2020 година. Меѓутоа, кога тоа не е можно со оглед на еволуцијата на пандемијата Ковид-19, корисниците ќе можат да ја означат ситуацијата како виша сила и Националните агенции можат да ги сметаат овие активности како подобни. Независно од тоа дали активноста се одвива физички, виртуелно или и двете, организациите продолжуваат да бидат одговорни за извршување на сите потребни задачи за спроведување активности како што се подготовка, следење и поддршка, валидација на резултатите од учењето на учесниците, опишани во референтните документи на програмата. Финансирање на виртуелните активности Трошоци за организациска поддршка Во однос на финансирањето, за активности кои првично биле планирани како физички активности, а се спроведуваат како виртуелни заради кризата Ковид-19, генералниот принцип е да се поддржат трошоците поврзани со горенаведените задачи што треба да ги вршат организациите, а да се исклучат трошоци исклучиво поврзани со физичката активност како што се дневни трошоци. За волонтерски активности, кога вообичаените трошоци за организациска поддршка наведени во програмата на Европскиот солидарен корпус, вклучуваат и трошоци поврзани со дневни трошоци на учесниците во активностите, ќе се примени различен механизам. За активности или периоди на активност што ќе се одвиваат виртуелно, организациите ќе имаат право да добијат 35% од вкупната единица по цена на ден по учесник, поради фактот дека нема да има трошоци за сместување и храна на учесниците. Инклузија Проектите во кои се вклучени млади луѓе со помалку можности може да бараат дополнителна поддршка за решавање на специфичните потреби на учесниците и да им помогнат да ја извршуваат својата активност преку интернет. Овој приспособен и поддржувачки пристап може да вклучува повеќе состаноци преку интернет со учесникот, дополнителни обуки, како и да се овозможи повеќе време за спроведување на задачите на редовното менторство, гарантирајќи чекор по чекор поддршка за време на активностите, како и надвор од работното време. Во вакви случаи, корисниците ќе имаат право да добијат финансиска поддршка за вклучување во однос на деновите на виртуелните активности. Дневни трошоци Корисниците, сепак, ќе имаат право да ги добијат трошоците за деновите на виртуелни активности. Дневните трошоци претставуваат придонес во вкупните лични трошоци на младите лица и на тој начин ќе им бидат исплатени на волонтерите. Вонредни трошоци Понатамошна поддршка може да им се даде и на корисниците и учесниците да им помогнат да се соочат со дополнителните потешкотии што се добиваат од исклучителниот контекст создаден од Ковид-19. Националните агенции ќе можат да дозволат (доколку е соодветно оправдано според природата на проектот и потребите на корисникот) употреба на категоријата буџет за вонредни трошоци за корисниците за покривање на трошоците поврзани со купување и/или изнајмување на потребната опрема, и/или услуги за имплементација на виртуелни и мешани активности – дури и ако првично не беа доделени средства за категоријата буџет за вонредни трошоци. | Применливо за проекти од Европски солидарен корпус |
| Дали волонтерот може да учествува на друг проект ако активноста му била откажана поради Ковид -19 ? | Во однос на волонтерите од Европскиот солидарен корпус – принципот на виша сила е применлив и за овие случаи директно и исклучиво поврзани со пандемијата Ковид-19. Доколку активноста на волонтерот биде откажана заради виша сила поврзана со пандемијата Ковид-19, волонтерот има право да учествува во друга активност. Во секој случај, вкупното време не треба да надминува 12 месеци. | |
| Дали е применливо осигурувањето на волонтерите и во кои ситуации ? | – Осигурување на волонтерите – Волонтерите продолжуваат да бидат опфатени со осигурување во нивната држава-домаќин за целиот период за осигурување + 2 месеца. Доколку е потребно, а не се достигнати 12 месеци активност, им препорачуваме на организациите да го продолжат времетраењето на активноста. Имајте предвид дека осигурителното покритие ќе биде прекинато доколку проектот е финализиран, прекинат или откажан. – Вкупниот период на активност е 12 месеци, кој може да биде суспендиран по потреба за време на Ковид-19. Затоа, волонтерите на Европскиот солидарен корпус можат да ја започнат својата активност кога ќе заврши периодот на суспензија и да ја завршат активноста со преостанатото времетраење до максимум 12 месеци вкупно. Осигурувањето ги покрива трошоците поврзани со Ковид-19 во согласност со покриеноста на полисата, и на ист начин како и за секоја друга болест. За волонтерите на Еразмус+ и учесниците од Европскиот солидарен корпус, ова значи дека превентивната заштита е исклучена од опфатот и дека: – опфатени се дијагностички тестови на Ковид-19, доколку се препишани од лекар. Тестирањето за Ковид-19 во моментов е координирано и обезбедено од здравствените системи ширум светот. Ако не е достапно локално, Цигна ќе ги покрие неопходните медицински тестови за Ковид19, во согласност со полиста за дијагностика на други болести и според упатствата на Светската здравствена организација (СЗО) | Применливо за волонтери – Европски солидарен корпус |
