Известување од Националните агенции за мерките за имплементација на програмите Еразмус+ и Европски солидарен корпус во однос на Ковид-19 и примарните проверки

006 BrexitСогласно договорот којшто предвидува учество на Обединетото Кралство во тековните програми 2014-2020 година, вклучително и Еразмус+ и Европскиот солидарност корпус (до нивното завршување), предвидува дека корисниците од Обединетото Кралство да можат да продолжат да учествуваат во грантови доделени според тековните регулативи сè додека не завршат сите активности, дури и ако е по 2020 година. Од 1 јануари 2021 година, Обединетото Кралство ќе се третира како трета земја за целите на пристап до програмите на ЕУ, вклучително и за Еразмус+.
012 Coronavirus – exceptional measures with regard to Erasmus+ and European Solidarity Corps projectsНационалните агенции се задолжени да ги информираат засегнатите организации кои учествуваат во програмите Еразмус+ и Европски солидарен корпус, и да ги задолжат да контактираат со индивидуалните учесници кои веќе се или планираат да заминат во погодените области во наредните денови или недели. Исто така, на учесниците треба да им се посочи можноста за помош што може да ја дадат амбасадите, конзулатите и почесните конзулати во државата на нивниот престој. Организациите и поединците кои учествуваат треба да одлучат за следните чекори кои ќе ги преземат, во согласност со националните препораки за патувања и можностите за репатријација. Националните агенции, во соработка со организацијата, треба внимателно да следат дали може да се смета за безбедна областа на планираната мобилност за време на патувањето, како и за целото времетраење на мобилноста или проектната активност. Националните агенции можат да ја применат клаузулата за виша сила за активности што се случуваат во која било погодена област, како и за влезна мобилност од овие области, како што е предвидено во образецот на договорот за грант помеѓу Националните агенции и корисниците и како што е дефинирано во упатството за програмата и други договорни документи. Со тоа, Националните агенции можат да ги откажат, одложат или пренесат активностите што се планираат во такви региони на најфлексибилен начин, сепак почитувјќи ја општата правна рамка што се однесува на Еразмус + и на Европскиот солидарен корпус. Со оглед на исклучителните околности, истите принципи можат да се применат и за секоја влезна мобилност од погодените региони. Меѓутоа, при проценка на дополнителни трошоци поврзани со случај на виша сила, Националните агенции треба да ги применуваат одредбите утврдени во дел 3.16 од Водичот за Национални агенции.
014 Coronavirus – specific guidance in cases of force majeureПримена на виша сила Образецот за договори за грант дефинира во член II.1 ситуација на виша сила: Виша сила: каква било непредвидлива, исклучителна состојба или настан надвор од контрола на засегнатите страни што спречува кој било од нив да ги исполни сите свои обврски од договорот. Истото не може да се припише на грешка или небрежност од нивна страна, или од страна на поврзани субјекти, или трети лица кои добиваат финансиска поддршка, и што се докажува како неизбежно и покрај нивната посветеност за извршување. Виша сила не може да се употреби за: работни спорови, штрајкови, финансиски тешкотии или неизвршена услуга, дефект во опрема или материјали, или, пак, доцнење во достапноста на истите, освен ако не произлегуваат директно од релевантен случај на виша сила. Националните агенции треба да расудуваат и носат одлука за неможноста корисникот да ги исполни своите обврски според договорот за грант. Оттука, одредбата може да се повика над важечките формални препораки од надлежните органи („Надлежните органи“ се дефинираат како надлежни органи на национално, регионално или локално ниво за издавање здравствени препораки и/или ограничувања за патувања од јавен интерес.), во ситуации кога не може да се исполнат задолжителните делови од договорот меѓу корисникот и неговите партнери/учесници. Во однос на направените трошоци, вклучително и можни дополнителни трошоци Во согласност со Водичот за национални агенции (член 3.16-2), не може да има зголемување на вкупно доделениот грант. Во рамките на ова ограничување, Националните агенции можат да прифатат дополнителни трошоци кои не се предвидени во одобрениот буџет, кадешто од оправдани причини се пресметуваат врз основа на реални трошоци. Корисниците треба да достават потпишана декларација во која се наведува дека трошоците не може да бидат покриени од други средства. Во однос на известување, на корисниците треба да им се советува да ја користат постапката за виша сила. Сите дополнителни трошоци над максималниот износ на грант ќе треба да се финансираат од други извори. Доколку Националната агенција одлучи да ја откаже планираната активност по примената на виша сила, направените трошоци може да се сметаат за подобни во рамките на проектот за време на финалниот извештај. Во однос на времетраењето на проектот Доколку е потребно, Националните агенции можат да одлучат да им одобрат на корисниците да го продолжат времетраењето на нивните проекти за да овозможат одложување на активностите до 12 месеци по проект. При носење на оваа одлука, Националните агенции треба да ги земат предвид следниве елементи: сè уште е во важност максималното времетраење на договорите за делегација помеѓу Комисијата и Националната агенција за спроведување на доверените задачи; дополнителниот административен обем врз работата за Националната агенција; еднаков третман на корисниците кои се соочуваат со истите ситуации. Се применуваат правилата за амандмани утврдени во член II.13 од Договорот за грант. Во случаи кога Националната агенција ќе одлучи да одобри пролонгирање на проектите, конечното времетраење на проектот не може во никој случај да надмине вкупно 36 месеци, во која било клучна акција. Истото не може да се даде врз основа на постојните правила на клучните акции, како што е утврдено во Програмските водичи на програмите Еразмус+ и Европски солидарен корпус, и според тоа Националните агенции треба да потпишат извештај за исклучок во согласност со членот 2.5.4 од Водичот за Национални агенции.
018 Coronavirus – further specific guidanceВо однос на примената на виша сила, Светската здравствена организација официјално го прогласи, во средата 11 март, коронавирусот како глобална пандемија. Според тоа, за Националните агенции е оправдано да го применат принципот на виша сила. Национална агенција е должна, по поединечна проценка од случај до случај, да го земе предвид обемот на кој се применува принципот на виша сила во нивниот контекст. Модалитетите на примена на виша сила се оние наведени во Белешката 014 од 10/03/2020. Краен рок за апликации Неколку рокови за поднесување на апликации се продолжени, како на децентрализирано, така и на централизирано ниво, во рамките на програмите Еразмус+ и Европски солидарност корпус. Националните агенции се информирани за овие продолжувања преку Белешката 016 од 16 март и Белешката 017 од 17 март. Во однос на активностите на Европскиот солидарен корпус, продолжувањето на рокот до 7 мај 2020 година важи за сите четири акции. Воедно, ќе биде можно да се достават апликации без да се ревидираат мандатите за кои се потребни потписи на коапликанти. Сепак, во одредени случаи, овие документи ќе треба да бидат испратени до Националната агенција пред потпишувањето на Договорот за грант. Веб-страниците на Европската комисија и на Извршната агенција се ажурираат за да се информира општата јавност за овие продолжувања на роковите. Административни рокови Комисијата го потврдува фактот дека секојдневната рутина на персоналот во Националните агенции, и на луѓето кои работат за организациите кои се корисници, е сериозно погодена од практиките воведени или препорачани во многу држави, а со цел да се спречи ширењето на пандемијата. Ова ќе влијае на капацитетот на Националните агенции да ги почитуваат сите административни рокови за управување со грантови, утврдени во Водичот за Национални агенции. Комисијата ќе го ажурира Календарот за користење на средства, кој е анекс на Водичот за Национални агенции, следејќи го општиот принцип на флексибилност за Националните агенции и корисниците. Преку соодветно почитување на специфичните ситуации во секоја држава, Комисијата: а) ја повикува секоја Национална агенција да донесе пристап кон максимална одговорност и да обезбеди, во најголема мера, извршување на задачите поврзани со управување на грантови, пред сè, за да ги заштити корисниците и учесниците;  б) им препорачува на Националните агенции да ја утврдат како клучна секоја задача што го намалува ризикот за корисникот или учесниците во избраните проекти да се најдат во тешки финансиски услови. Комуникација со засегнатите страни и учесниците Оваа невидена ситуација има огромно влијание врз повеќето засегнати страни и учесници. Учесниците на Еразмус+ мобилност, особено студентите, кои се соочуваат со различен степен на нарушувања за време на мобилноста, или мораа да го откажат или одложат планираниот период на мобилност. Националните агенции треба силно да ги охрабрат своите корисници да бидат што е можно пофлексибилни и прагматични за да се минимизира било какво негативно влијание врз нивните учесници, исто така, да помогнат во олеснување за постигнување на резултатите од учење наведени во нивните договори за учење. Ова може да се направи преку алтернативни средства, како што се дигитални алатки, на пример, особено за оние студенти кои веќе го започнале периодот на мобилност во странство. Многу институции домаќини им овозможуваат на студентите на мобилност да ги продолжат своите студии од далечина, со тоа што ќе им понудат да следат курсеви преку интернет или со работа на одредени задачи. Со оглед на овие исклучителни околности, Комисијата ќе ги смета таквите аранжмани за далечинско учење како подобни, доколку тие придонесат за постигнување на резултати од учењето кои произлегуваат од договорите за учење. Исто така, се надеваме дека сите институции што испраќаат студенти ќе бидат што е можно пофлексибилни, со цел да им овозможат на студентите да ги имаат сите ЕКТС добиени преку вакви аранжмани за далечинско учење. Националните агенции се поттикнуваат да ги задржат активните канали за комуникација со Еразмус алумни асоцијациите, поранешни учесници, здруженија на студенти, поранешни волонтери и други, со цел навремено да го откријат секој голем проблем со кој се соочуваат учесниците на мобилноста во странство, доколку овие мрежи се сè уште активни. Во најсериозни ситуации, на пример таму каде што е потребно репатријација, Националните агенции се поттикнати, доколку е возможно, да ги олеснат контактите со амбасадите и властите на матичната држава.
021 Coronavirus – Guidance to the NAs on the application of section 3.16 (force majeure) of the Guide for National Agencies and ‘Questions and Answers’ (batch 1)Упатство за Национални агенции за примена на виша сила во однос на трошоците за активности што не се реализирани или дополнителни трошоци предизвикани од исклучителни околности Еразмус+ образование и обука – КА1 (мобилност на учениците, наставниот кадар и вработените), КА2 (само активности за учење настава и обука) – Пат и индивидуална поддршка Еразмус+ млади и Европски солидарен корпус – Пат, дневен трошок и додаток. А. Во случај кога учесници ја прекинале активноста и се вратиле дома:

Мерки за заштита и поддршка на учесниците веднаш: Учесниците го задржуваат пред финансирањето во целост. Во подоцнежна фаза (проценка на финалниот извештај), од корисникот може да биде побарано да врати дел од грантот доколку е во ситуација опишана во точка 3) подолу.   Услови за подобност за грант (принципи што треба да ги следат Националните агенции при проценка на проектите во фаза на финален извештај): корисниците имаат право да го добијат грантот за периодот на траење на активноста. На пример доколку мобилноста е започната на 1 јануари и се претпоставува дека ќе заврши на 1 јули, а активностите биле прекинати, на пример на 15 март, учесникот/организацијата има право да го задржи грантот за период од 1 јануари – 15 март.   корисниците треба да го вратат преостанатиот грант (т.е. од моментот кога ќе престане активноста до планираниот датум на активност, т.е. 16 март – 1 јули во примерот погоре) само за периодот во кој се исполнети сите услови подолу: а. учесниците не планираат да ја започнат својата мобилност откако институцијата домаќин повторно стане „оперативна“; б. онаму каде што е применливо, учесниците не прифаќаат да ги извршуваат планираните активности преку дигитални средства (на пример учење од далечина), доколку се достапни од институцијата домаќин; в. тие не мора да сносат трошоци кои се поврзани директно и исклучиво со мобилноста (на пример треба да продолжат да плаќаат сметка за електрична енергија, изнајмување и слично во странство, дури и ако се вратат дома). Корисниците треба да се изјаснат во конечниот извештај дека ги исполнуваат горенаведените услови; ако не се исполнети еден или повеќе од горенаведените услови, тогаш тие го задржуваат грантот. Дополнителни трошоци директно и исклучиво поврзани со активностите: корисниците можат да побараат од Националните агенции, во конечниот извештај, да ги надоместат дополнителните патни трошоци на учесниците кои требало да купат друг билет за да се вратат дома. Под услов целокупниот грант што го бара корисникот да не е поголем од оној што е наведен во договорот меѓу Националната агенција и корисникот, Националните агенции можат да прифатат да ги покријат дополнителните трошоци, засновани на стандардната единица за трошоците за патување. Б. Во случај кога учесници ја прекинале активноста и одлучиле да останат во странство или се принудени да престојуваат во странство: Важат точките А. 1 и 2 и 3) Учесниците имаат право да го добијат преостанатиот грант откако активноста ќе започне повторно. В. Доколку учесниците (или организациите) одлучат да ја откажат активноста пред да започне: – учесниците/организациите имаат право да добијат грант за покривање на патувањето (врз основа на стандардната единица за трошоците за патување) доколку не биле во можност да ја откажат резервацијата со надомест од компанијата превозник. Организациска поддршка За случаите А) и Б) погоре, корисникот има право да добие организациска поддршка. За случајот В) корисникот има право да добие организациска поддршка за учесниците во активности откажани заради исклучителната природа на појавата на коронавирус. Европски солидарен корпус – ЕСК11, ЕСК13 и ЕСК21 – Трошоци за управување со проекти За сите случаи погоре, корисниците имаат право да добијат организациска поддршка. Примарни проверки П & О 8 Вишата сила може да се примени и за проверките на лице место за време  и по активноста, во зависност од природата на ситуацијата. Во овој момент, проверките на лице место треба да бидат одложени, но истите подоцна да бидат реализирани. Ова може да се преиспита во зависност од времетраењето на мерките за карантин. • со оглед на целокупниот долг временски период на располагање на Националните агенции за да ги завршат своите проверки, засега Комисијата формално не го продолжува рокот за завршување на проверките; • во пракса, доколку на крајот на временскиот период одредени Национални агенции не успеале да ги достигнат своите минимуми, ќе биде можно да се продолжи периодот за завршување на проверките, или да се заменат одредени „проверки на лице место“ со проверка од работно место, што може да се изврши од далечина;   • без оглед на горенаведеното, се охрабруваат Националните агенции да ја продолжат својата програма за проверки, особено проверките од работно место на електронските документи, кои може да се извршат од далечина, сè до затворање на проектот; • во оваа фаза, сепак, е премногу рано да се направат какви било севкупни промени во времето за проверките.   Водичот на програмата Еразмус+ предвидува дека Партнерствата за училишна размена (KA229) се ограничени со времетраење од 24 месеци, доколку не постои долгорочна мобилност на учениците во проектот. Дали овие проекти можат да бидат продолжени над 24 месеци? Како исклучок од ова правило, Националните агенции можат да одобрат продолжување. Максималното времетраење на проектот не може да надмине 36 месеци. Како Националните агенции ефикасно да се справат со продолжување на проектите од KA219 и KA229, со оглед на тоа што со секој проект управуваат повеќе Национални агенции? • За проектите од Повикот од  2017 година: нивното времетраење може да се продолжи до 31.8.2020 година. • За проектите од Повик 2018 и 2019 година, кои завршуваат од сега до крајот на август: 6 месеци е препорачано продолжување. За проектите од КА2 – Стратегиски партнерства (во сите полиња), корисниците можат да одлучат привремено да го прекинат својот проект, и да побараат продолжување на времетраењето на проектот за да ги спроведат планираните активности штом ситуацијата ќе се врати во нормала. Во овој случај, грантот за проектен менаџмент ќе се пресметува врз основа на новото времетраење на проектот, со исклучок на суспензијата (прекинот), но истиот не може да биде повисок од вкупниот грант наведен во договорот меѓу корисникот и Националната агенција. Во однос на исклучителните трошоци и трошоците за учесниците со посебни потреби за проектите од КА2 – Стратегиски партнерства(во сите полиња),корисниците можат да побараат повисоки трошоци од планираните во рамките на овие буџетски категории, под услов максималниот вкупен грант што се бара во финалниот извештај да не го надминува вкупниот грант наведен во договорот меѓу корисникот и Националната агенција.
022 Additional information on Erasmus+ and European Solidarity Corps  insurance  coverageCigna insurance – ги покрива трошоците поврзани со Ковид-19 во согласност со покриеноста на полисата, и на ист начин како и за секоја друга болест. За волонтерите на Еразмус+ и учесниците од Европскиот солидарен корпус, ова значи дека превентивната заштита е исклучена од опфатот и дека: – опфатени се дијагностички тестови на Ковид-19, доколку се препишани од лекар. Тестирањето за Ковид-19 во моментов е координирано и обезбедено од здравствените системи ширум светот. Ако не е достапно локално, Цигна ќе ги покрие неопходните медицински тестови за Ковид-19, во согласност со полиста за дијагностика на други болести и според упатствата на Светската здравствена организација (СЗО)
023 COVID -19 outbreak  – ‘Questions and Answers’  (batch 2)Активности на Националните агенции за управување со проектниот циклус  Европската комисија ќе: – објави нов календар за употреба на средствата за Еразмус+ и Европскиот солидарен корпус во кој ќе се отслика влијанието на коронавирусот; – во однос на неискористените средства, до крајот на 2020 година, ЕК ќе направи поврат на средствата и истите ќе бидат реупотребени во годината која следи по повратот; – крајниот датум за започнување на проекти од Клучна акција 1 за млади, избрани во рамките на првиот рок од 2020 година, е 30/9/2020. Не е можно да се предвиди како ќе се развива ситуацијата, но ЕК во соработка со Националните агенции ќе ја следат ситуацијата; – во случај на виша сила – применливиот девизен курс треба да биде оној избран од страна на НА во член 1.4.10 од Договорот за грант, потпишан со корисникот. – виша сила во ИКТ системите – ИКТ документацијата поврзана со Mobility tool и EPlusLink ќе се ажурира со упатства. Во однос на Европскиот солидарен корпус – Во согласност со Договор за делегација, Националните агенции може да ги приспособат распределбите, или во рамките на флексибилноста утврдена во член I.3.3.8 од Договорот, или со барање измена во согласност со член I.8.3 (е), во двата случаја без да се надмине максимална алокација од 20% за активности внатре во државата (in-country activities). – Осигурување на волонтерите – Волонтерите продолжуваат да бидат опфатени со осигурување во нивната држава-домаќин за целиот период за осигурување + 2 месеца. Доколку е потребно, а не се достигнати 12 месеци активност, им препорачуваме на организациите да го продолжат времетраењето на активноста. Забележете дека осигурителното покритие ќе биде прекинато доколку проектот е финализиран, прекинат или откажан. – Вкупниот период на активност е 12 месеци, кој може да биде суспендиран по потреба за време на Ковид-19. Затоа, волонтерите на Европскиот солидарен корпус можат да ја започнат својата активност кога ќе заврши периодот на суспензија и да ја завршат активноста со преостанатото времетраење до максимум 12 месеци вкупно. Оправдани трошоци и други правила на финансирање Дали корисниците можат да ја откажат мобилноста, и да се признае трошокот како „виша сила“ (force majeure) Мобилностите, кои треба да се случат во подолг период нанапред, не треба пред време да се откажуваат, константно да се следи состојбата и дополнително да се ажурираат сите податоци. Коорисниците не треба да прават никакви подготвителни трошоци, доколку се сомневаат дека може да се случи оваа активност. Времетраење на проектите Дали проектите со времетраење од 36 месеци можат да побараат продолжување, со оглед дека проектите за Клучна акција 2 за 2017 година обично имаат уште околу 5 месеци пред истекот на Договорот за делегација? Проектите од КА2 Стратегиски партнерства (во сите полиња) може да бидат продолжени над максимумот од 36 месеци поради прекин на активностите заради ситуацијата со Ковид-19, само во случаи кога Националната агенција ќе одлучи дека постои реална причина, односно да им се дозволи на одредени корисници да ги реализираат предвидените активности, со цел да не се намали износот на вкупниот доделен грант според Договорот. Националната агенција одлучува за секој случај поединечно за причините за виша сила за да се одобри продолжување на овие проекти. Времетраењето на продолжувањето треба да биде ограничено на она што е строго неопходно; затоа, во оваа фаза се препорачува продолжувањето да не надминува 4 месеци.
Coronavirus – ‘Questions and Answers’ (batch 3)TCA-NET-TEC Периодот на подобност за активности на TCA и NET според Договорите за делегација 2019 и 2020 ќе биде продолжен за 6 месеци, до 31/12/2020 и 31/12/2021 соодветно. Според тоа, Националните агенции може да ја одложат секоја активност планирана во првата половина на 2020 година под буџетот за 2019 година без да побараат претходно одобрение од Комисијата. Бидејќи крајниот рок за изменување и дополнување на програмата за работа во 2019 година истече на 31/12/2019, нови активности повеќе не можат да се додадат и постојните активности не можат повеќе да се менуваат. Им се укажува на Националните агенции дека трошоците над максималниот износ за TCA и NET утврдени во Договорот за делегација не се прифатливи. Истите горенаведени правила важат и за Циклусот на обука и евалуација (TEC) Во однос на издавање на општа препорака за репатријација за сите волонтери таа е во надлежност на националните влади.  
027 COVID-19 – Questions and Answers – batch 3Активности на Националните агенции за управување со проектиот циклус – со оглед на целокупниот временски период на располагање на Националните агенции за да ги извршат проверките, засега Комисијата не го официјализира продолжувањето на целокупниот рок за нивно завршување;  • во пракса, доколку на крајот на временскиот период одредени Национални агенции не успеале да го достигнат минимумот, ќе биде можно да се продолжи периодот за завршување на проверките, или да се заменат одредени „проверки на лице место“ со проверки кои може да се извршат од далечина (Desk check). Во однос на ова, Комисијата ќе ја преиспита ситуацијата во септември 2020 година. – Постапката за поврат и обработка на финални извештаи бара комуникација со корисниците преку регистрирана пошта, што не може да се примени според сегашните ограничувања. Дали е можно да се замени регистрираната пошта со PDF документ испратен само по е-пошта? Во делот 3.12 (2) од Водичот за Национални агенции се вели дека, во случај на поврат од корисниците по проценката на финалниот извештај, Националната агенција ќе испрати писмо за известување – препорачано писмо, или друго средство, што ќе овозможи заверка кога известувањето е примено од корисникот. Комуникациите што се испраќаат по е-пошта ќе бидат проследени со соодветна регистрирана пошта откако ситуацијата ќе се врати во нормала. – Доколку какви било промени, во категориите на буџетот, се резултат на други причини, директно или исклучиво поврзани со пандемијата Ковид-19 и употребата на виша сила, се применуваат правилата за амандман на Договорот за грант. – Упатството издадено со Нотата 021 се применува за сите случаи од 30 јануари 2020 година, кога може да се повика клаузулата за виша сила, доколку тие случаи се директно и исклучиво поврзани со пандемијата Ковид-19. – Националната агенција, според вообичаените услови, треба да води целосен запис за исклучоците што се соодветно авторизирани (директор на Националната агенција) за ревизиите во иднина. Националните агенции, исто така, треба да ги упатат ревизорите до сите упатства издадени од Комисијата во врска со пандемијата Ковид-19, каде што употребата на овој инструмент е експлицитно одобрена.  Во однос на волонтерите од Европскиот солидарен корпус – принципот на виша сила е применлив и за овие случаи директно и исклучиво поврзани со пандемијата Ковид-19. Доколку активноста на волонтерот биде откажана заради виша сила поврзана со пандемијата Ковид-19, волонтерот има право да учествува во друга активност. Во секој случај, вкупното време не треба да надминува 12 месеци. Во консултација со соодветната Национална агенција, институциите можат да ги приспособат своите проектни активности. Во тој случај, од Националните агенции се бара да направат проценка од случај до случај во однос на релевантните околности и важечката правна рамка, да проверат дали е релевантно, соодветно и оправдано да се приспособат тие активности сè додека проектот се спроведува во согласност со целокупните цели и со одредбите за Договорот за грант. Доколку промените не подлежат во рамката на флексибилност на Договорот за грант, корисниците треба да побараат од Националната агенција амандман на Договорот за грант. Во нормални околности, корисниците од КА1 и КА2 не мора да обезбедат доказ за точниот износ на направените трошоци. Дали во услови на виша сила важи истото правило?
Да, истото правило се применува и во случај на виша сила. Кога се подготвува извештајот во алатката за мобилност, корисникот е должен да го означи проектот како виша сила и да ја објасни примената на виша сила во контекст на пандемијата Ковид-19. Во секој случај, за идни можни ревизорски цели, корисниците треба да ги чуваат сите придружни документи што покажуваат дека настанот што ги создал трошоците, навистина се случил. Доколку корисниците бараат да го продолжат времетраењето на проектот, дали тие, исто така, треба да го суспендираат истиот (за бројот на месеци што сакаат да го продолжат)? Дали постои поврзаност помеѓу суспендирање и продолжување на проектот?
Комисијата не бара Договорите за грант да бидат формално (законски) суспендирани кога активностите се прекинати од причини поврзани со пандемијата Ковид-19. Дали е можно да се суспендира проект што е во завршна фаза?
Корисникот може да побара суспензија на Договорот за грант во која било фаза од спроведувањето на проектот. Националната агенција треба внимателно да го процени секој поединечен случај, во однос на релевантните околности и важечката законска рамка и да провери дали барањето е релевантно, соодветно и оправдано, и да се согласи или не со побараната суспензија. Доколку суспензијата доведе до продолжување на времетраењето на проектот, за да му се овозможи на корисникот да ги заврши активностите/ги произведе потребните резултати, новиот последен датум на завршување/времетраењето на проектот треба да остане во рамките на правилата и датумите на соодветниот календар за употреба на средства. Дали корисниците кои спроведуваат проекти што се при крај или неодамна завршиле (во пандемијата) и кои сѐ уште произведуваат непредвидени трошоци, треба да побараат продолжување на своите проекти за да ги оправдаат овие трошоци во својот финален извештај? Може ли Националната агенција да ги прифати овие трошоци според клаузула за виша сила без да ги продолжи проектите? Трошоците можат да бидат прифатени само доколку се направат во текот на периодот на спроведување на проектот. Затоа, потребно е продолжување на Договорот за грант за да се покријат непредвидените трошоци, како резултат на виша сила, директно и исклучиво поврзана со пандемијата Ковид-19.
028 COVID-19 – Measures for the implementation of the programmes in the coming monthsМерки на претпазливост – За да се одговори на најитните потреби на учениците и младите за време на овие вонредни околности, во период кога е ограничена физичката мобилност, Комисијата, заедно со државите-членки, истражува начини за инвестирање на неискористените средства за мобилност од 2020 година. Од Националните агенции се бара, како мерка на претпазливост, да не извршат обврзување на 80% од средствата што се достапни за проекти во рамките на Клучната акција 1. Националната агенција за европски образовни програми и мобилност одлучи да ги обврзе во целост (100%) средствата наменети за Клучната акција 1.
034 Detailed guidance on the implementation of specific measures in the                                                                                                                     Erasmus+ Programme in relation to COVID-19Во однос на договорите за грант за 2020 година и претходни повици:
за поддршка на Националните агенции во управувањето со потребните приспособувања во Анексите IV, V и VI на оваа нота се дадени обрасци за дополнувања по Клучна акција кои треба да се додадат на договорите за грант, со цел да се овозможи организирање на виртуелни активности. На тој начин, нема да биде потребно да се изменат главните обрасци на договорите за грант. Целта на овие обрасци е да обезбедат дополнителни договорни и финансиски правила кои се применливи за виртуелни активности.   Примарни проверки 034 – детално објаснување на примена на мерките Клучна Акција 1 (сите полиња) и Клучна Акција 3 (младински дијалог) За активности или дел од активност што ќе се одвива виртуелно, организациите ќе имаат право да добиваат 35% од вкупната цена на ден по учесник, бидејки нема трошоци за сместување и трошоци на учесниците кои одат во странство. Во другите активности на КА1, буџетската ставка за Организациска поддршка соодветно одговара на 15% од вкупниот буџет (извор: Еразмус+ Годишен извештај за активност 2018 година). Како и да е, во случај на младински активности, овој процент би одговарал на износот на грант помеѓу 5 и 10 евра по учесник, што е недоволно дури и за активности спроведени преку интернет. Затоа, во отсуство на ажурирани податоци и со оглед на исклучителните околности создадени од пандемијата Ковид-19, се пресметува стапка од 35% со цел да се избегнат потенцијалните тешкотии за учесниците. Референтна вредност на сегашните единечни трошоци за организациска поддршка во полето Млади се базира врз историските податоци кои се достапни. Тие се надополнети со анализа на структурата на просечната младинска активност и предвидена пресметка на минималните реални суми потребни за одвивање на виртуелна активност во ова поле.   На Националните агенции ќе им биде овозможено (доколку е оправдано, а зависно од природата на проектот и потребите на корисникот) употребата на буџетот – исклучителни трошоци за корисниците за покривање на трошоците поврзани со купување и/или изнајмување на потребната опрема, и/или услуги за спроведување на виртуелни и комбинирани активности за мобилност – дури и ако првично не биле предвидени/доделени средства за тоа. Оваа поддршка првенствено треба да опфаќа опрема и/или услуги со привремена природа (т.е. за времетраењето на проектот), наместо вообичаена канцелариска опрема или опрема што обично се користи од страна на организациите учеснички надвор од опсегот на проектот. Клучна акција 2 (стратегиски партнерства) Во однос на планираните активности што првично би предвидувале мобилност и/или физичко присуство (учење, настава, обука и повеќекратни настани), а ќе се спроведат на виртуелен начин, имајќи предвид дека шемата за финансирање во КА2 организациските трошоци не се поврзани со бројот на учесници, ќе се примени процент од применливите трошоци наведен во Водичот на програмата. Процентот од 15% од применливите стандардни трошоци е продолжување на КА2 истите принципи применети за КА1. Врз база на податоците за Еразмус+ Годишниот извештај за активности од 2018 година, организациската поддршка претставува околу 15% од вкупниот буџет на акцијата. Дополнително, се зголемува буџетската флексибилност со зголемување на пренамената од 20% на 60% од средствата наменети за секоја од категориите (транснационални состаноци, повеќекратни настани, активности за учење/предавање/обука и исклучителни трошоци) на која било друга ставка од буџетот. Образложението е да се предвидат ситуации кога некои планирани активности што вклучуваат патувања (на пример, транснационални состаноци на проектот) се организираат виртуелно, тогаш средствата што не се потрошени се префрлаат во други ставки како интелектуален труд, на пример. Поголемата флексибилност на буџетот, овозможува корисниците  без потреба од измена на одобрениот буџет, да имаат поголема контрола врз реализацијата на планираните активности со помалку дивергенции од предлог-проектите. Во однос на претходните годишни повици, под кои има проекти кои се тековни (2017, 2018 и 2019 година), Националните агенции треба да ги информираат корисниците и да издадат соодветен амандман на сите тековни договори за грант, преку размена на писма. Основните принципи и правила опишани во овие ноти се применливи за тековните повици. Анекс 1 – младинска размена • За деновите на виртуелна мобилност, корисничката организација добива 35% од Организациска поддршка. • Доколку започне периодот на физичка мобилност, корисничката организација има право да ги добие целосно средствата за Организациска поддршка за временскиот период на престој во странство и, исто така, има право на грант за патни трошоци. Ако не се случи физичка мобилност, организациите немаат право да го добијат грантот за патни трошоци. • Овие активности ќе треба да бидат потврдени со придружна документација за да се потврди учеството. • Доколку е соодветно оправдано и документирано, корисниците можат да ги покријат трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги неопходни за спроведување на активности за виртуелна и мешана мобилност, дури и ако на почетокот не се доделени средства за категоријата буџет за вонредни трошоци. • Доколку е соодветно оправдано и документирано од страна на корисникот, дозволено е Националните агенции да дадат поддршка за посебни потреби, за да се овозможи учество на учесници со посебни потреби во виртуелните активности, според истите правила како што е наведено во Водичот на програмата. Мобилност на наставен кадар во полињата високо образование, ВЕТ, училишно образование и образование на возрасни/мобилност на наставен кадар и младински работници • За време на „виртуелниот период“, учесникот не добива грант (Индивидуална поддршка), но корисничката организација нормално добива  организациски трошоци по учесник. Откако ќе започне периодот на физичка мобилност, учесникот ќе добие редовен грант за периодот на престој во странство. • Учеството на овие активности ќе треба да биде потврдено со придружна документација. • Доколку е соодветно оправдано и документирано, корисниците можат да ги покријат трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги неопходни за спроведување на активности за виртуелна и мешана мобилност, дури и ако на почетокот не се доделени средства за категоријата буџет за вонредни трошоци. • Доколку е соодветно оправдано и документирано од страна на корисникот, дозолено е Националните агенции да дадат поддршка за посебни потреби, за да се овозможи учество на учесници со посебни потреби во виртуелните активности, според истите правила како што е наведено во Водичот на програмата.     Анекс II: Клучна акција 2-Стратешки партнерства Транснационални состаноци • Кога корисниците практично ги организираат своите состаноци, немаат право да ги добиваат единечните трошоци за транснационални состаноци на проекти. • Финансирањето доделено во рамките на буџетот „Управување и спроведување на проектот“ ги покрива трошоците поврзани со овие состаноци. Мултипликативни настани • Што се однесува до физичките настани, корисниците ги идентификуваат учесниците во настаните извршени на интернет и обезбедуваат докази за нивниот број. • Кога корисниците виртуелно ги организираат своите состаноци, платениот грант по учесник е 15% од единечната цена што одговара на „локалните учесници“ (т.е. 15 евра), до максимум 5.000 евра во текот на траењето на проектот.   Учење, настава и обука • На корисниците им е дозволено да ги организираат своите активности виртуелно. Онаму каде е релевантно, се охрабрува комбиниран пристап на мобилност, т.е. да започне со период на виртуелна мобилност во странство, да се комбинира со физичка мобилност во странство. • Покрај тоа, комбинацијата на виртуелни и физички периоди мора да биде во согласност со максималното времетраење на активности за учење, настава и обука, како што е утврдено во Водичот за програма за 2020 година. • Што се однесува до физичките настани, корисниците ги идентификуваат учесниците во настаните што се спроведуваат на интернет и обезбедуваат докази за нивниот број со придружна документација. • За виртуелните периоди, платениот грант по учесник е 15% од единечните трошоци за Индивидуална поддршка. • Каде што е дозволено, учесниците имаат право на редовна јазична подготовка за поддршка на виртуелниот, физичкиот или комбинираниот период на мобилност.   Анекс III: Клучна акција 3 Младински дијалог • За деновите на виртуелна мобилност, корисничката организација добива 35% од средствата за Организациска поддршка. • Доколку започне периодот на физичка мобилност, организацијата има право целосно да ги добие средствата за Организациска поддршка за периодот на престој во странство и исто така има право на грант за патни трошоци. Ако не дојде физичка мобилност, организациите немаат право да го добијат грантот за патни трошоци • Доколку е соодветно оправдано и документирано, корисниците можат да ги покријат трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги неопходни за спроведување на активности за виртуелна и мешана мобилност, дури и ако на почетокот не се доделени средства за категоријата буџет за вонредни трошоци. • Доколку е соодветно оправдано и документирано од страна на корисникот, дозолено е Националните агенции да дадат поддршка за посебни потреби, за да се овозможи учество на учесници со посебни потреби во виртуелните активности, според истите правила како што е наведено во Водичот на програмата.   Анекс V – Придружна документација • Индивидуална поддршка: Доказ за присуство на активност во форма на декларација/сертификат потпишана од страна на организацијата примател, во која се наведува името на учесникот, целта на активноста, како и датумот на започнување и завршување на виртуелната активност. • Јазична поддршка: Доказ за посетеност на курсот во форма на декларација/сертификат потпишана од давателот на курсот, наведувајќи го името на учесникот, јазикот и времетраењето на јазичната поддршка. Анекс VI – Поддршка за посебни потреби На корисникот му е дозволено да префрла средства наменети на која било ставка од буџетот за поддршка за посебни потреби, дури и ако првично не биле доделени/распределени средства за оваа ставка. Реф. Арес (2020) 3060899 – 12/6/2020 (а) Пресметка на износот: грантот се надоместува 100% од реалните трошоци што се направени. (б) Подобни трошоци: трошоци директно поврзани со учесниците со посебни потреби и потребни за спроведување виртуелни активности. (в) Придружна документација: фактури поврзани со трошоци во кои е наведено името и адресата на тој што ја издава фактурата, износот и валутата и датумот на фактурата.   Анекс VI – Вонредни трошоци На корисниците им е дозволено да пренесат до 10% од средствата од која било ставка на буџетот, во ставката за вонредни трошоци со цел да ги покријат трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги потребни за спроведување на активности за виртуелна мобилност на Ковид-19, дури и ако првично не биле доделени/распоредени средства во буџетот за Вонредни трошоци а) Пресметка на износот на грантот: грантот се надоместува 75% од  трошоците реално направени за купување и/или изнајмување опрема и/или услуги. б) Подобни трошоци: се покриваат сите трошоците поврзани со купување и/или изнајмување опрема и/или услуги потребни за спроведување на активности за виртуелна мобилност. в) Придружни документи: доказ за плаќање на трошоци направени врз основа на фактури во кои се наведува името и адресата на тој што ја издава фактурата, износот и валутата и датумот на фактурата.  
035 COVID-19 – Grant management simplification measuresФлексибилност при изменување и дополнување на договорите за грант:
За да го ублажи тешкиот административен товар предизвикан од ситуацијата Ковид-19, Националната агенција може да ги примени следниве елементи во управувањето со договорите за грант со корисниците. Националната агенција може да одлучи да им понуди на корисниците продолжување на Договорот за грант со фиксно времетраење, а во тој случај на сите корисници во иста ситуација треба да им се даде истата понуда. Корисниците треба да побараат продолжување, кое треба да биде оправдано и потпишано од законскиот застапник на корисникот. За да се олесни процесот, Националната агенција може да дефинира образец за барање за продолжување.Националната агенција треба да процени дали барањата се оправдани.Националната агенција може да го продолжи Договорот за грант со писмо потпишано од нејзиниот законски застапник, наместо формална измена. Националните агенции можат да одлучат да го зголемат почетниот износ на доделен грант, со цел да се покријат недостатоците на буџетот на организациите под следниве кумулативни услови: 1. Трошоците се директно поврзани со акцијата, а биле направени заради Ковид-19.
2. Трошоците се направени и не можат да бидат покриени од други извори. 3. Измената е формално договорена помеѓу Националната агенција и корисникот преку амандман. 4. Конзистентни критериуми се применуваат при одлучувањето за зголемување на почетните износи на грантови во согласност со еднаков третман на корисниците. 5. Првичната одлука за доделување грант е изменета и се почитува условот за транспарентност, т.е. ажурирањето на доделените суми се објавува на веб-страницата на Националната агенција. 6. Националната агенција ги документира измените и потпишува извештај за исклучок. Да се ​​напомене дека Националната агенција треба да ги најде потребните средства во границите на релевантниот Договор за делегација и неговите последователни измени. Ова значи дека распределбата на средствата помеѓу полињата и клучните акции во последниот потпишан амандман на Договорот за делегација, треба да се почитува.
039 Coronavirus – ‘Questions and Answers’ (batch 4)Принципот на виша сила не може автоматски да се примени. Од Националните агенции се бара да направат внимателна проценка, од случај до случај, во однос на релевантните околности и соодветната законска рамка, за да потврдат дали е релевантно и соодветно да се применат исклучителните мерки. Последниот датум за прераспределување на средствата е продолжен за максимум 12 месеци за засегнатите акции, каде што е овозможено продолжување на времетраењето на проектот за 12 месеци. Календарите (2018, 2019 и 2020) за употреба на средства се ажурирани соодветно. Во полињата и Клучните акции, неискористените средства од затворените проекти можат да се користат за покривање на дополнителни трошоци предизвикани од Ковид-19, доколку е оправдано за други тековни проекти, сè додека се почитува еднаквиот пристап кон корисниците и ограничувањата на важечкиот Договор за делегација.
040 COVID-19 – Measures for the implementation of the programmes in the coming months – follow-upНационалните агенции прикажаа солидарност и позитивна реакција на иницијативата за враќање на неискористените средства од отворените Договори за делегација пред нивното официјално затворање. Според тоа, Националните агенции официјално ќе побараат од Комисијата да изврши поврат на средства, со отстапување од член I.5.3 од Договор за делегација, на утврдени непотребни средства од Националната агенција според Договорите за делегација 2016 и 2017 година. Комисијата за возврат ќе ги издаде соодветните налози за поврат.
041 Detailed guidance on the implementation of specific measures in the European Solidarity Corps in relation to COVID-19Детално упатство за спроведување на мерките за олеснување на виртуелните и мешаните активности Имплементација на виртуелните активности Основниот принцип е на учесниците да им се понуди можност да ја продолжат или започнат својата активност преку виртуелни активности, кои треба да се комбинираат со физичка мобилност на подоцнежен датум, ако и кога ситуацијата тоа ќе го дозволи. Корисниците треба да имаат за цел да вклучат физичка компонента што ќе го почитува минималното времетраење утврдено во Водичот за Европскиот солидарен корпус за 2020 година. Меѓутоа, кога тоа не е можно со оглед на еволуцијата на пандемијата Ковид-19, корисниците ќе можат да ја означат ситуацијата како виша сила и Националните агенции можат да ги сметаат овие активности како подобни. Независно од тоа дали активноста се одвива физички, виртуелно или и двете,  организациите продолжуваат да бидат одговорни за извршување на сите потребни задачи за спроведување активности како што се подготовка, следење и поддршка, валидација на резултатите од учењето на учесниците, опишани во референтните документи на програмата. Финансирање на виртуелните активности Трошоци за организациска поддршка Во однос на финансирањето, за активности кои првично биле планирани како физички активности, а се спроведуваат како виртуелни заради кризата Ковид-19, генералниот принцип е да се поддржат трошоците поврзани со горенаведените задачи што треба да ги вршат организациите, а да се исклучат трошоци исклучиво поврзани со физичката активност како што се дневни трошоци. За волонтерски активности, кога вообичаените трошоци за организациска поддршка наведени во програмата на Европскиот солидарен корпус, вклучуваат и трошоци поврзани со дневни трошоци на учесниците во активностите, ќе се примени различен механизам. За активности или периоди на активност што ќе се одвиваат виртуелно, организациите ќе имаат право да добијат 35% од вкупната единица по цена на ден по учесник, поради фактот дека нема да има трошоци за сместување и храна на учесниците. Инклузија
Проектите во кои се вклучени млади луѓе со помалку можности може да бараат дополнителна поддршка за решавање на специфичните потреби на учесниците и да им помогнат да ја извршуваат својата активност преку интернет. Овој приспособен и поддржувачки пристап може да вклучува повеќе состаноци преку интернет со учесникот, дополнителни обуки, како и да се овозможи повеќе време за спроведување на задачите на редовното менторство, гарантирајќи чекор по чекор поддршка за време на активностите, како и надвор од работното време. Во вакви случаи, корисниците ќе имаат право да добијат финансиска поддршка за вклучување во однос на деновите на виртуелните активности. Дневни трошоци
Корисниците, сепак, ќе имаат право да ги добијат трошоците за деновите на виртуелни активности. Дневните трошоци претставуваат придонес во вкупните лични трошоци на младите лица и на тој начин ќе им бидат исплатени на волонтерите.
Вонредни трошоци
Понатамошна поддршка може да им се даде и на корисниците и учесниците да им помогнат да се соочат со дополнителните потешкотии што се добиваат од исклучителниот контекст создаден од Ковид-19. Националните агенции ќе можат да дозволат (доколку е соодветно оправдано според природата на проектот и потребите на корисникот) употреба на категоријата буџет за вонредни трошоци за корисниците за покривање на трошоците поврзани со купување и/или изнајмување на потребната опрема, и/или услуги за имплементација на виртуелни и мешани активности – дури и ако првично не беа доделени средства за категоријата буџет за вонредни трошоци.    Анекс I: Додаток на договорите за грант Применлив на проекти кои организираат виртуелни активности поради Ковид-19  
Translate »